EQCQ 2020 : ouverture des candidatures

Nous lançons l’appel à candidatures pour l’organisation du tournoi qualificatif pour l’EQC (EQCQ) à l’automne 2020. Ce tournoi permettra à cinq équipes de se qualifier pour l’EQC D1 qui aura lieu entre 16 avril et le 16 mai 2021.

Qui peut candidater ?

• Les clubs de quidditch
• Les joueur.se.s affilié.e.s
• Une association locale
• Une collectivité locale
• Un complexe de loisirs

Quand doit avoir lieu le tournoi ?

• Entre le 17 octobre et le 29 novembre 2020

Quelle capacité d’accueil faut-il prévoir ?

• 150 à 200 joueur.se.s et bénévoles
• 5 à 10 équipes

La date limite pour le dépôt des candidatures est le 9 septembre 2020 à 23h59. Le dossier de candidature devra être envoyé à l’adresse suivante : bureau@quidditch.fr.
La FQF communiquera sur le lieu choisi le 16 septembre 2020.

Note : Afin d’accorder aux équipes le plus de temps possibles pour se préparer au tournoi; la FQF se réserve le droit de réduire la période de candidature si elle reçoit un dossier satisfaisant avant la date limite, et si ce dernier prévoit un tournoi en octobre.

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Nous listons, ci-dessous, les informations et critères permettant d’évaluer les différents dossiers de candidature. Cette liste est non-exhaustive et adaptable en fonction des éléments connus des organisateurs.trices.

La priorité sera donnée à un terrain gratuit, avec possibilité d’hébergement à proximité et accessible en transports en commun.

1. Présentation de l’entité qui dépose le dossier

2. Présentation des installations sportives

• Disponibles pendant la période donnée (avec le mail ou courrier de confirmation de disponibilité) 
• Minimum deux terrains de quidditch (mais en avoir quatre permettrait de faire des rotations, au cas où…)
• Présentation des vestiaires (fournir un plan, si possible)
• Présentation de l’entité propriétaire du terrain

3. Présentation du matériel disponible

• Barnums, selon la structure (en cas de pluie, pour les secours, les chiro, le streaming)
• Chaises et tables pour les terrains
• Accessibilité électrique et internet

4. Propositions d’hébergement joueur

• Capacités des lieux d’hébergements
• Prix par joueur (entre 15 et 20€/personne)
• Prix du petit-déjeuner
• Distance avec le terrain

5. Liste des bénévoles

Comprend les bénévoles joueur.se.s et non-joueur.se.s.
Plus il y a de bénévoles non-joueur.se.s, plus l’organisation du tournoi est facilitée. Ces personnes ne doivent pas forcément avoir de lien avec le quidditch et pourront aider sur les diverses tâches suivantes : relayeurs, responsable matériel, responsable propreté, responsable repas, …. Il n’est pas nécessaire d’avoir toutes les responsabilités complétées.

6. Hébergement des bénévoles et arbitres

• Nombre de places disponibles (samedi/dimanche)
• Distance entre l’hébergement et le terrain
• Nom et numéro de téléphone des hébergeur.se.s
• Disponibilités d’accueil avant et après le tournoi (vendredi/lundi)

7. Proposition pour le social

• Doit avoir lieu le samedi soir
• Présentation du ou des lieu(x)
• Possibilité de repas

8. Plan de communication

• Médias locaux à contacter
• Possibilité d’affichage (affiches papier, panneaux lumineux de la ville…)
• Événements à faire en amont

9. Poste de secours

• Nombre de bénévoles et/ou professionnels prévus
• Présentation des différents devis (si possible)
• Distance avec l’hôpital le plus proche

10. Budget prévisionnel

Prévoir une estimation des coûts (s’il y en a) pour les différents postes énoncés au dessus.